Zoom sur : les réunions

J'ai été invité dans une réunion sans ordre du jour, je ne sais pas trop ce que je fais là... Passé les 45 minutes mon cerveau s'endort, c'est-à-dire que je commence à réfléchir sur le sens de mon existence... Et je me demande s'il ne vaut mieux pas partir, au risque de vexer l'organisateur 💤 - raconte Alphonse.

• 6 réunions sur 10 sont ressenties comme inutiles
• 32% des participants avouent s'être déjà endormi pendant une réunion
• 75% font autre chose
• 3h00 est le temps passé en moyenne par jour en réunion

Pour résumer, nous trouvons que les réunions sont en général inutiles, passons 1/3 de notre temps ET faisons autre chose (si nous arrivons à rester éveillé !).

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Mais alors pourquoi continuons-nous de faire des réunions ?

"Une réunion est d'autant plus longue que l'ordre du jour est creux" - Roger Martin

Les réunions sont les meilleurs moments pour transformer une communication en action... A condition de respecter certaines règles. Nous illustrerons ici les 3 points principaux les organiser de manière à impliquer et à générer de l'action:

• La préparation de la réunion par l'identification correcte des participants, la création d'un ordre du jour en amont, la création du support
• Dérouler la réunion par le cadrage et l'utilisation de supports dynamiques
• Générer de l'action par l'attribution des tâches et la rédaction de comptes rendus

Et pas besoin de faire de gainage pour le être efficace !

Principes pour organiser les réunions :

Les réunions sont les meilleurs moments pour échanger de l'information sous forme d'image (présentations), textuelle (Compte rendu) et oral.

Voici la méthode à dérouler pour réussir les bases d'une réunion :

• Identifier les interlocuteurs
• Préparer la réunion avec un support visuel
• Envoyer l'ordre du jour en amont
• Suivre et animer en suivant le plan de la réunion établi par l'ordre du jour
• Prendre des notes, établir des plans d'actions et attribuez des objectifs SMART
• Rédiger le compte rendu de réunion et diffusez le plus largement

Si des participants s'éloignent du plan de la réunion ou si un nouveau besoin doit être clarifié, notez les et planifiez une nouvelle réunion spécifique. N'essayez pas de tout faire en une réunion au risque de perdre de vue l'objectif initial. Egalement, pour être encore plus efficace vous pouvez demander aux interlocuteurs de préparer leur partie en amont. 🎯

Les Don't :

Les 3 premiers points font les 90% d'une réunion réussie pour permettre d'échanger des informations essentielles au bon déroulement du projet. La plupart d'entre elles comportent des défaillances importantes sur ces points 😭 :

• Interlocuteurs mal identifiés => 50% de l'auditoire perd son temps et une partie n'est pas invitée
• Réunion non préparée par l'organisateur => présentation brouillon tout le monde décroche, l'information ne passe pas
• L'ordre du jour n'est pas envoyé => personne n'est préparé ou n'a pas les moyens de se préparer
• Pas de compte rendu => perte de 50% de l'information (les notes individuelles ne suffisent pas)

Deux types de réunions :

Il y a deux types de réunions,‍ les réunions globales de management projet (souvent appelées "comité de pilotage" ou COPIL) et les réunions spécifiques à un métier.

Les réunions globales de management projet sont réalisées une fois par semaine ou par mois, organisées par les responsable de projet, où seulement les directeurs concernés et le management projet sont présents pour :

• Communiquer sur l'avancement du projet
• Communiquer sur les points durs, risques et plans d'actions
• Prendre des décisions stratégiques

‍Les réunions spécifiques à un métier sont des réunions de suivi sur un métier ou processus spécifique pour faire avancer le projet. Elles sont organisées par le chef de projet en charge, avec la présence des membres concernés par le sujet pour :

• Echanger les informations du métier
• Faire le suivi des sujets
• Echanger sur les problématiques et créer des plans d'actions

Ce type de réunion peut parfois se transformer en échange informel en tête à tête. Mais n'oubliez pas de prendre des notes et de faire un compte rendu pour ne rien oublier !

Le support de réunion :

 Vous pouvez essayer de rendre les réunions plus intéractives avec des outils existants (lien direct):

Pour les présentations power point, chaque slide doit comporter un maximum de deux images et de 5 phrases courtes. Personne ne lit les slides avec des textes à rallonge 🙏 !

Le contenu d'un compte rendu (CR):

• La date
• Les participants
• Rappel de l'ordre du jour avec les objectifs
• Liste des points abordés avec si besoin l'attribution d'un plan d'action avec une date.
• Un rapide descritptif

Pourquoi les comptes rendus sont importants ? Générer un compte rendu permet de conserver l'information, mais également de la faire circuler plus facilement. Il est toujours plus difficile de se souvenir d'une conversation de manière exhaustive 😉.

Au fait, c'est quoi un plan d'action (PA) ?

C'est une procédure visant à réaliser un objectif. La détection d'un problème ou de nouveaux sujets lors des réunions régulières génèrent des plans pour réaliser des actions faisant avancer le projet. Il est important de définir un responsable unique par PA.

Pour aller plus loin :

Des sociétés consacrent leur chiffre d'affaire à l'organisation des réunions de leurs clients. Il y a donc un réel intérêt humain et économique pour les entreprises à mieux organiser leurs réunions.

Il existe des outils spécifiques pour faciliter, automatiser et rendre plus interactif la préparation, le déroulement et les comptes rendus. Certaines entreprises vont jusqu'à se gréffer avec les outils Microsoft comme Aster (lien direct) :

Ou Klaxoon (lien direct) :

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